Resumen
En este episodio, el CEO y fundador de Zinda Law Group, Jack Zinda, le da consejos rápidos sobre cómo administrar a los proveedores y consultores de una firma de abogados. Este conocimiento proviene de muchos errores, por lo que Jack puede ahorrarle tiempo y dinero en este episodio.
Discutido en este episodio:
- Por qué los abogados tienen un objetivo en la espalda cuando se trata de proveedores
- Cómo contratar proveedores
- Alinear incentivos y establecer KPIs
- Cuándo es el momento de separarse
- y más
Puede contactar a Jack en:
512-246-2224
Transcripción
Bienvenido a The Effective Lawyer, un podcast para abogados ambiciosos que desean mejorar su práctica. Mi nombre es Jack Zinda y seré tu anfitrión.
Bienvenido al podcast The Effective Lawyer. Soy Kevin Tully, el director de marketing de Zinda Law Group. Como siempre, conmigo está nuestro abogado principal y CEO Jack Zinda. Y hoy hablaremos sobre cómo no ser estafado por los proveedores. ¿Cómo estás hoy, Jack?
Estoy muy bien, hombre. Me encanta este tema porque me ha pasado tantas veces que literalmente puedo explicar cada situación que no deberías hacer.
Genial. Estamos deseando escuchar sobre tus experiencias. ¿Por dónde quieres empezar?
Bueno, quiero volver al principio cuando abrí mi práctica. Tenía muchas necesidades, ya sea cómo conseguir dinero para ejecutar la práctica, cómo conseguir casos, cómo contratar gente, cómo despedir gente. Y muchas cosas en las que no tenía experiencia. Así que busqué contratar proveedores para ayudarme a resolver esos problemas. Y como abogados, el viejo dicho es que si no puedes encontrar el tonto en la habitación, probablemente seas tú. Y creo que eso se aplica a los abogados muchas veces. Y de hecho, somos los peores de todos. Somos los peores de todas las áreas porque pensamos que somos inteligentes y lo somos y somos expertos en esta área y pensamos que eso nos hace expertos en todo lo demás. Y muchas empresas y proveedores aprovechan esa arrogancia para ponernos en situaciones difíciles donde básicamente nos estafan y no obtienes lo que pagaste. Así que esa fue mi primera experiencia en marketing, finanzas y RR.HH. Luego creció de ahí y cometí casi todos los errores que puedas imaginar.
Sí. Si tu bandeja de entrada se parece a la mía, no hay escasez de proveedores de marketing que contacten con frecuencia a los despachos de abogados. Um, ¿cuáles son algunos de los peligros? ¿Qué miras, qué miras?
Creo que la primera cosa que debes descubrir es cuál es tu necesidad y ¿es una necesidad básica para la que necesitas ayuda? Entonces, por ejemplo, si necesito más casos, ¿cómo debo intentar conseguirlos? ¿Y tengo la experiencia interna para hacerlo o no la tengo? Entonces, eso es el paso uno. ¿Qué necesito de esta persona? ¿Y lo estoy haciendo basado en un anuncio o algo que necesito como organización? La segunda cosa es entender qué tipo de proveedor quieres trabajar. ¿Necesitas a alguien de una gran empresa que tenga muchos recursos? ¿Estás buscando a un especialista muy específico? ¿Estás buscando algo intermedio? Y de nuevo, piensa en ello como un proceso de entrevista.
Así que usando el ejemplo de marketing, por ejemplo, porque es el que todos usamos todos los días. Bueno, como dijiste, Kevin, probablemente tengo 300 correos electrónicos entre cuando comenzamos el podcast y ahora prometiéndome todos los casos que quiero a bajo costo. La optimización de motores de búsqueda es un área en la que te golpean. Estoy seguro de que lo haces. Yo lo hago todo el tiempo. Bueno, primero, ¿cuál es el objetivo de la optimización de motores de búsqueda? Bueno, depende de lo que estás tratando de lograr. Miro todo el marketing como tratando de conseguirme clientes. Entonces, la pregunta que quiero hacer, ¿cómo me conseguirá clientes? Lo que una empresa de SEO puede querer que te enfoques es cómo esto te hace clasificar más alto. No te importan las clasificaciones como abogado. Y ese es el primer error que la gente hace. Se enfocan en lo que el proveedor quiere que se enfoquen en lugar del resultado real. Y eso es importante porque ¿cómo sabes lo que estás pagando? Bueno, si voy a comprar un coche, estoy tratando de comprar un medio de transporte, sabes, así que sabe lo que estás tratando de comprar. Y entonces, SEO aparece en esa área mucho.
Hablamos un poco sobre pequeño versus grande. Hay tanta diferencia entre trabajar con un grupo que es una gran organización que tiene múltiples capas de comunicación y personas involucradas, burocracia de su lado y todo lo demás, en lugar de tratar con un individuo que puede ser más flexible pero más limitado en recursos. Y si se van de vacaciones, entonces no pasa nada. ¿Tienes una preferencia entre esos dos? ¿O cuándo piensas usarlos de manera diferente?
Creo que mucho de esto se reduce a los recursos que necesitas. Entonces, por ejemplo, si, si necesito alguna experiencia técnica real, digamos que necesito a alguien para ayudar con el diseño de sitios web y es algo visual que necesito, voy a tratar de encontrar a alguien más pequeño, que sea bueno en esa artesanía, especialmente si es un proyecto único en lugar de si voy a una agencia. Debes entender que cuando vas a una gran organización, hay muchas personas que deben ser pagadas. Entonces, muchas veces, si estás tratando con una agencia de marketing, tendrás lo que se llama un gerente de cuentas. Y ese gerente de cuentas está siendo pagado para cuidar de ti. Ellos no están realmente haciendo el trabajo, otras personas están haciendo el trabajo. Y así que tienes que entender que habrá capas de costos asociados con eso.
Entonces, muchas veces, si es una, ya sabes, marca importante o mensaje o es único, tiene un alto nivel de experiencia, quiero un grupo más pequeño que tenga experiencia en esa área. Mm-hmm. <afirmativo>. Ahora, puede ser un poco más caro que el grupo más grande, pero muchas veces estarás tratando con la persona que está haciendo el trabajo y obtendrás lo mejor de él. Y los ejemplos que puedo dar son, ya sabes, con el marketing, por ejemplo, si estás haciendo como AdWords o si estás haciendo trabajo de diseño gráfico o áreas como esa. Y si estás pensando en un abogado, por ejemplo, si tienes un caso de camiones, contratarás a un experto en reconstrucción de accidentes que tenga experiencia en casos de camiones y no solo contratarás a un grupo que sepa sobre accidentes.
Otra distinción es entre consultores y proveedores, ¿verdad? Entonces, estamos hablando de proveedores con una, un paraguas para ello. ¿Hay diferentes cosas a tener en cuenta al trabajar con grupos de consultoría en lugar de proveedores que están más en los detalles haciendo el trabajo diario?
Cien por ciento. Como, así que un vendedor para mí es alguien a quien voy a contratar para hacer un trabajo específico. Un consultor me dará consejos sobre algo. Y una de las banderas rojas es si no pueden articular cómo realmente van a ayudarte a obtener el resultado, si es algo ambiguo o si vas a lograr algo grande de alguna manera. Pero no es específico, corre en la otra dirección. Siempre vuelvo a cuando estás tratando con alguien, ¿cuál es la expectativa de la relación? ¿Cuál es el resultado que quieres lograr? Y si alguien que es un consultor no puede articular eso, entonces no podrán ayudarte a lograr ese resultado. A menudo, los consultores pueden ser excelentes porque son una persona independiente en la habitación que puede darme consejos. No tienen perro en la pelea. Así que si necesito un consultor de marketing, pueden ayudarme a evaluar a los vendedores que estoy mirando.
Si necesito un consultor financiero, pueden ayudarme a recaudar dinero para un negocio o para el bufete de abogados. Y ellos no son realmente los que se pagan por las personas que están haciendo el servicio. Bueno, creo que esa es una área que es útil. Sabes, una pregunta que recibo mucho es cómo evaluar una empresa de marketing o una empresa financiera o cualquiera de estos vendedores que estás mirando, incluso un servicio de transcripción judicial? Y creo que quieres pensar primero en ello como una entrevista de trabajo. Número uno, decide lo que quieres. Entonces, ¿cuál es tu resultado? Número dos, ¿cuáles son las calificaciones que quieres de estas personas? Número tres, habla con varios vendedores. Creo que eso es como lo más grande es no solo tomar a la primera persona que te envió un correo electrónico o te llamó, habla con varias personas, luego haz que pinten una imagen de lo que realmente vas a tener que hacer y cuál será el resultado.
Obviamente, si se trata de una tarea pequeña, un proyecto pequeño, no tienes que poner mucho tiempo en esto, pero si estás haciendo algo como un contrato de optimización de motores de búsqueda o vas a ir a un nuevo banco o necesitas pedir un montón de dinero, quieres presionar el botón de pausa y hacer las cosas de una manera muy metódica para que no cometas un error y toma esto de mí. Como cuando comencé mi práctica, contraté a muchos charlatanes y me costó cientos de miles de dólares y mucho dolor de cabeza para descubrirlo. Entonces, la tercera cosa es una vez que has hablado con ellos, obtén una visión, obtén referencias. Si no pueden darte referencias para la misma o similar industria, corre en la otra dirección. Muchas veces me gusta contratar empresas fuera de la legal porque cuando los vendedores nos ven agencias de marketing, ven un signo de dólar gigante.
Dicen, oh, puedo marcar esto triple porque este abogado me pagará lo que sea porque, según la cita, estos casos son muy valiosos. Así que me gusta encontrar personas que estén en industrias adyacentes, tal vez médicas, tal vez servicios financieros, porque es un enfoque similar al que estás haciendo, pero no lo marcarán 10 veces solo porque seas una firma de abogados. Um, pero habla con referencias y habla con ellos, especialmente si se trata de un gran contrato que estás a punto de entregar. Um, y pídeles que te expliquen cómo los ayudaron. Tuvimos una situación en la que contratamos a una empresa para crear algo de software personalizado para nosotros y nos dieron una referencia y hablamos con las referencias y las referencias dijeron que eran malas. Me sorprendió, wow, es una jugada valiente. Me diste tus tres mejores.
Entonces, tenemos que identificar la necesidad y si alguien tiene problemas para identificar las necesidades de su firma, vea nuestro podcast sobre análisis de datos que le dirá rápidamente dónde están sus necesidades. Um, tenemos que evaluar a los proveedores, esas mejores prácticas con, con entrevistas y referencias. Um, una de las cosas que he visto que haces es, um, e imagino que esta es una situación que muchas personas experimentan donde estoy muy ocupado, ocupado, necesito ayuda de un proveedor, no tengo tiempo para encontrar al proveedor. Tienes una, creo que una buena estrategia de descargar ese trabajo a alguien más en tu firma para traerte los tres mejores proveedores con precios, ¿verdad? Y nunca sin el componente de precios. ¿Quieres hablar un poco de eso?
Creo que es un gran punto. Quiero decir, acabas de dar en el clavo. Muchas veces quieren llegar al tomar decisiones. Los llamo vampiros del tiempo. Y si tienes tu propio negocio o eres abogado, sabes que tu vida está rodeada de vampiros del tiempo. La gente no quiere llevarte a cotizar, llevarte a tomar café, tener una reunión de zoom para intentar venderte lo que sea que tengan. Así que tengo una política donde tendré, ya sea un asistente y podría ser tu gerente de oficina, hablar con las personas que estoy considerando y decirles que no obtendrán una reunión con esta persona a menos que den un rango de precios. Y tenemos una regla dura y rápida en eso y eso los impide eludir hablar contigo durante una hora y media para luego decirte el precio y tal vez no quieras pagar el precio. Y he usado eso con mucho éxito porque muchas de las razones por las que tomas malas decisiones es el cansancio. Estás agotado. Realmente necesitas esa agencia de marketing y tienes que decidir. Así que solo vas con el primero que te envió la propuesta.
Sí. Hablaremos un segundo sobre precios. ¿A menudo intentas negociar tarifas con proveedores? ¿Intentas que acepten un valor sin tener que tener esa dura discusión al principio? ¿Qué opinas al respecto?
Es una gran pregunta. No miro las cosas desde el punto de vista del costo, sino desde el punto de vista del valor. Así que, si puedo pagar 10.000 dólares y obtener cien casos o pagar a alguien mil dólares y no obtener ningún caso, obviamente una es una mejor inversión que la otra. Quiero saber cuál es el mercado para los servicios que se están proporcionando. Aprendí de la manera difícil que si vas demasiado barato, obtienes lo que pagas y casi es mejor no hacerlo. Estoy pensando en tantos ejemplos en los que contraté a alguien para ayudarme, un reclutador que era el barato. Mm-hmm. <affirmative> que no me encontró a nadie o me encontró a personas malas. Y luego contraté al caro y encontraron personas en una décima parte del tiempo.
Fueron excelentes contrataciones. Tuve que hacer casi nada de trabajo y estaba muy contento de pagar el dinero a esas personas. Sí. Ahora, como recordatorio, la mayoría de los oyentes de esto son abogados, así que no serán buenos en esto naturalmente. Así que asegúrate de seguir estos pasos porque si solo contratas al más caro, es posible que no estés obteniendo valor y ellos se aprovechan de eso. Y miro cuántas personas hay en una reunión. Quiero decir, Kevin y yo tuvimos una reunión hace un tiempo en la que siete personas se presentaron para ofrecernos algo y yo pensé, esto no va a funcionar. Esta es una gran cantidad de personas que están pagando solo para estar aquí para decirme estas cosas. Podrían haberlo hecho por correo electrónico. Yo estaba como, esto va a ser caro. Estaba esperando el shock de precios.
Bueno, entonces, después de la fase de evaluación, habla conmigo sobre cómo iniciar relaciones, establecer expectativas, ese tipo de cosas.
ata-contrast=”none”>Todo en cada relación de la vida se trata de expectativas. Cuando un cliente te contrata, tienes una reunión de consulta inicial donde explicas cómo va a ir el caso y qué crees que puedes lograr. Para ellos es la misma relación con el proveedor. Quieres asegurarte, ¿de acuerdo, qué me prometes que vas a conseguirme? ¿Cuánto tiempo llevará lograr estos resultados y con qué frecuencia nos vamos a poner en contacto y cómo te voy a hacer responsable? Usaré el ejemplo de SEO porque es el más fácil que, sabes, a la gente le toca mucho. Entonces, si te reunieras con un proveedor de SEO, dirías: “OK, necesito obtener estos casos con el dinero que te estoy pagando. Es importante. De vuelta a esa idea, ¿en qué te importa? No te importan los rankings; te importan los casos.
Si son respetables, lo conseguirán. Si no lo son, intentarán hablar de algo más, confundirte y hablar demasiado. Entonces, llegas a un acuerdo, crees que puedo conseguir x número de casos para una fecha determinada. Sé que no puedes garantizarlo. No hay garantías en estas cosas, pero crees que es una expectativa razonable. Genial. ¿Qué tipo de informes vamos a usar para hacerte responsable de esos resultados? Entonces necesitas algún tipo de gráfico con casos a lo largo del tiempo, y luego necesitas una frecuencia con la que vas a recibir esas actualizaciones de esa persona. Y muchas veces no quieres meterte demasiado en los detalles de cómo están logrando o no logrando los resultados más que los resultados mismos. Entonces, de vuelta al ejemplo de SEO.
Si todos acordaron que 10 casos en seis meses es una expectativa razonable y llevas seis meses en la relación y tienes cero casos y dices, bueno, los rankings y los algoritmos y las actualizaciones y sabes, no nos diste suficiente contenido, yada yada yada, aleja la vista, no te importa. Los contrataste para hacer un trabajo y el objetivo del trabajo era conseguir tus casos, hacerlos responsables de eso y luego decidir si la relación vale la pena seguir o no basándose en los resultados que estás obteniendo. No basado en lo que un gerente de cuenta o alguien que está. Su trabajo es mantenerte feliz. Me contaron una situación hace mucho tiempo en la que estábamos tratando con un proveedor de marketing y el gerente de cuenta me convenció de quedarme otro seis meses. No estábamos obteniendo los resultados que queríamos.
Él dijo, oh, no te preocupes. Puse mi, ya sabes, carrera en juego por esto. Confía en mí, vamos a arreglarlo. Y una semana después, el tipo tomó otro trabajo en otra agencia con la que habíamos estado entrevistando antes. Entonces, me dijo como, bueno, su trabajo era mantenerme feliz, no necesariamente entregarme resultados. , ese también es uno de los inconvenientes de ir con una gran empresa en lugar de una pequeña persona, sabes, una pequeña empresa es con la que estás tratando. Cuanto más alejado de eso, más difícil es entender lo que está sucediendo. Me pareció que funciona muy bien incluso con las relaciones bancarias. Sabes, tenemos una, una gran relación con un banco pequeño en Round Rock y eso ha sido increíble, y nos han acercado Chase y Bank of America, y no pasaría por esa relación por nada debido al toque personal que obtenemos con ellos en lugar de alguien más. Sí.
Por supuesto. Entonces, identificar la necesidad, evaluar las opciones, establecer expectativas, responsabilizar, ¿hay algún otro paso en este tipo de flujo de trabajo en el que estamos pensando?
También miraría a delegar esas responsabilidades a alguien de tu equipo, incluso si no son un experto en ello, solo que ellos posean hacer esos pasos. Porque si eres abogado como yo, estás ocupado y vas a olvidar hacer estas cosas y hacer una lista de verificación. Haz una simple de una página. Esto es lo que hacemos cuando contratamos a un proveedor. Siempre quiero hablar con tres, quiero obtener precios antes de que lleguen a mi escritorio. Vamos a tener un informe, vamos a tener períodos de evaluación y preguntar a su oficina mayor, Hey, tú eres el encargado de esto. Ya sea un servicio de copia, una compañía de reporteros de depósito, , una agencia de marketing o cualquier cosa intermedia. Si sigues esos pasos, realmente no tienes que hacer mucho para obtener excelentes resultados de estas cosas.
Um, así que tenemos unos cien empleados en la firma. ¿Cuántas relaciones con proveedores crees que tenemos? Te pongo en el punto.
ata-contrast=”none”>¡Oh hombre, número, pero apuesto a que tenemos grandes y pequeños al menos cien. Sí. Sabes, y si dijéramos como clave, uno probablemente sea de 20 a 25 si no más. Sí. Miro a esos como miro a alguien que trabaja en un bufete de abogados, como un empleado. Correcto. Sabes, has visto nuestro organigrama y muchas veces pondré a un proveedor como alguien en el organigrama porque los estoy responsabilizando de los mismos resultados que tendría si trabajaran aquí.
Sí. Ehm, ¿cuándo prefieres un proveedor en lugar de un empleado y cómo haces esa distinción?
Creo que si estás experimentando con algo de lo que no estás seguro de que funcione, un proveedor es una gran experimentación. Creo que si no tienes el conocimiento y es muy caro conseguirlo, un proveedor es genial. También creo que si el empleado que necesitas contratar es muy difícil de conseguir, y muchas veces, sabes, en los ejemplos que pienso en contabilidad, ehm, financiero, ehm, sabes, antes de que llegaras necesitábamos muchos proveedores para eso. , porque cada rol individual es muy caro y si fueras a contratar a esos empleados, te llevaría varios años o un año más contratarlos.
Y luego volviendo a lo pequeño versus lo grande por un segundo. ¿Hay ejemplos de funciones que quieres que una gran organización haga, como por ejemplo, tal vez, entrada de datos para que no te preocupes por esa persona que se va de vacaciones? Sabes, hay un equipo de personas que pueden mantener eso en segundo plano.
Software. Definitivamente no va con una pequeña empresa en software. Tenemos desarrolladores de software que usamos para desarrollar el nuestro, pero si vamos a comprar algo de la estantería, quiero al gorila de 800 libras que no se va a ninguna parte. Quiero a Microsoft, no sé si Linux sigue siendo una cosa?
Por lo tanto, la razón por la que es importante el software y cosas así, es que no quieres que desaparezcan en tu plataforma completa, ya que está basada en ello. Recuerdo que había una empresa llamada Word Perfect, no sé si todavía están por ahí, pero muchos bufets de abogados la usaban y luego cuando desaparecieron, la gente se quedó sin suerte porque tuvieron que cambiar a Word, y fue un gran desastre y dejaron de actualizar el software. Así que, cuando se trata de software, siempre voy a un gran proveedor.
Gracias por escuchar el episodio de hoy de The Effective Lawyer. Puedes aprender más sobre nuestro equipo y encontrar otros episodios de nuestro podcast en zindalaw.com. Como siempre, agradeceríamos que te suscribieras, calificaras y revisaras el podcast. Gracias.
